Gestiona el tiempo
Dirigir tu propio negocio supone enfrentarte a grandes y nuevos retos. Eres responsable de realizar muchas tareas que a menudo debes realizar solo tú, especialmente en los inicios. Además de dar clases, debes encargarte de la contabilidad, el marketing, atención al cliente y buscar el tiempo para trabajar en nuevos proyectos. Tampoco olvidemos de compatibilizar tu trabajo con las responsabilidades familiares, eso añade un plus a tu desafío. ¡Y el día solo tiene 24 horas! Por eso más que nunca, si quieres llegar a todo debes aprender a gestionar tu tiempo para ser más productivo.
En la entrada de hoy me gustaría hablarte de la transformación mental que supone ser emprendedor y cómo aprovecharla para gestionar el tiempo y ser más productivo.
Este post forma parte del curso “Crea tu negocio como profe de idiomas online”, donde aprenderás de manera práctica todo lo que necesitas para ser profesor online y te ayudaré a crear tu propia academia de idiomas.
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Crea tu negocio como profe de idiomas online
La productividad en el emprendimiento
Mi verdadera gestión del tiempo vino con el emprendimiento. Mi negocio de clases online funcionaba bastante bien pero mi mente me pedía empezar nuevos proyectos (como por ejemplo este blog). No quería renunciar a mi trabajo ni al poco tiempo libre para disfrutar de mi familia, dejaba pasar el tiempo y seguía en la rueda del ratón. Mis proyectos se quedaban en eso, ilusiones aparcadas para cuando encontrara el momento.
Con el paso del tiempo, esta procrastinación se transformó en impotencia y frustración por no poder hacer lo que yo quería. Me di cuenta que me emocionaba mentalmente con mis proyectos pero me costaba «aterrizar» las ideas y ponerlas en marcha. Aprendí que yo era así, una persona ilusionada en el resultado final y no enfocada en trabajar el camino. ¿Así cómo lo iba a conseguir?
Así estuve tres años hasta que un día me planteé que no podía seguir igual, no quería dejar pasar más años sin haberlo, por lo menos, intentado. Este pensamiento lo cambió todo y gracias a ello estás leyendo este blog. Hoy te quiero compartir qué hábitos cambié en mi vida para conseguirlo y te animo a que tú también lo hagas. Merecen la pena. ¡Empezamos!
Conócete e identifica tus debilidades y tus puntos fuertes para mejorar en tu gestión del tiempo
y la productividad.
Elige el momento del día
Nuestra capacidad de concentración varia según la hora del día, por eso debes aprovechar los mejores momentos para trabajar en tu nuevo proyecto. Hay personas que se concentran más fácilmente por la mañana y hay otras que por la tarde o incluso en el silencio de la noche. Saber cuándo eres más productivo es esencial para ayudarte a sacarle el máximo provecho al tiempo y avanzar en las tareas pendientes. Yo me concentro más en la mañana así que me propuse levantarme más pronto para aprovechar mi productividad.
Di "NO" a las redes sociales
Por muchas razones pero la principal es que son los mayores ladrones de tu tiempo. Con leer las noticias y saber qué pasa en tus redes sociales una vez al día es más que suficiente (y mejor hacerlo por la noche). Piensa, ¿qué te aportan? Muchas veces nada. Al contrario, te quitan tiempo para poder hacer otras cosas que añaden más valor a tu vida.
Intenta ser consciente del tiempo total que inviertes en Facebook, Instagram o WhatsApp. Incluso escuchar videos de YouTube mientras haces otras cosas, relentiza tus actividades porque encadenas un video con otro y pierdes tiempo. Si consigues reducir tu exposición al internet, habrás ganado muchos minutos. En mi caso, he conseguido dejar de consultar las redes sociales por la mañana y solo lo hago en la comida (casi siempre como sola), por la noche (lo justo) y un poco más el fin de semana. No es fácil pero cuando lo consigues, te das cuenta de cómo has estado perdiendo el tiempo tontamente.
El calendario es tu mejor amigo
Hay gente que para ejercitarse necesita simplemente salir a la calle a hacer ejercicio al aire libre, otras se apuntan al gimnasio para motivarse pero también hay personas que acuden a un entrenador personal porque necesitan un compromiso más fuerte para ponerse en forma. Cada cual elige la manera de cumplir su propósito.
Con la gestión del tiempo sucede igual. Conozco a personas que son muy disciplinadas y siguen su horario de productividad sin esfuerzo y otras que nos cuesta un poco más. ¿Qué es lo que hago yo para cumplir mis objetivos diarios? Pues utilizo un calendario digital.
El calendario de google calendar es una excelente herramienta (y gratuita), donde necesitas apuntar todas las actividades que quieres hacer de manera rutinaria. Debes ser realista en las actividades y en el tiempo que podrás invertir en ellas (y siempre con la práctica podrás ajustar los tiempos).
Mi secreto está en seguir al pie de la letra lo que dice mi calendario, actúo como un robot y no dejo que otros pensamientos (como voy a ver un minutito las redes sociales o voy a enviar un mensaje a mi amiga que hace días que no sé de ella) me tienten y no pueda cumplir con el calendario. Mi calendario es sagrado y en él tengo las tareas más importantes como por ejemplo:
* La hora de inicio. Normalmente me despierto a las 6 y me levanto a las 6:15 de la mañana. Para conseguir despegarme de las sábanas, te recomiendo empezar la mañana con una actividad que te guste, te motive y así te costará menos renunciar a horas de sueño.
* Ejercicio, desayuno y tareas de casa. Hago 40 minutos de pilates en casa, pongo una lavadora o acomodo la casa, desayuno, ducha y me arreglo.
* Tiempo para proyectos nuevos. A las 8:30 debo estar sentada en mi «oficina» enfocada en mis proyectos.
* Empieza la jornada laboral. Sobre las 10:30 de la mañana empiezo con el trabajo. El resto del día me enfoco en mi clases (preparación, impartición, reportes y deberes si procede). Incluyo la comida.
* Fin de la jornada laboral. Cada día acabo a una hora diferente pero después de las clases preparo la cena con mi marido, ducha y tele o redes sociales.
Los fines de semana descanso, veo YouTube y sigo trabajando en los nuevos proyectos pero de manera más flexible. Por último, los domingos invierto varias horas en preparar la comida para la semana y a planificar las clases.
Este es solo un ejemplo para inspirarte (cada persona tiene sus obligaciones, yo no tengo hijos, entonces es más fácil disponer de mi tiempo), lo importante es tomar conciencia en dónde pierdes los minutos y organizarte mejor el día. En mi caso he visto como ha mejorado mi productividad, he reducido mi nivel de estrés y en general, me siento más satisfecha con mi trabajo y mi cuerpo. Por lo que te animo a crear el tuyo.
Si pasas demasiado tiempo pensando en un proyecto, nunca lo harás.
Gestiona bien tu tiempo y ¡actúa ya!
Se hace camino al andar
Otro aspecto que me ha ayudado a optimizar el tiempo es en aprovechar todos los minutos independientemente de la cantidad. Imagina que tienes un espacio de 20 minutos entre una clase y otra. Tienes dos opciones: pensar que ese tiempo no es suficiente para avanzar otra tarea (y lo inventes en las redes sociales) o todo lo contrario, pensar en el tiempo extra como tiempo útil para adelantar trabajo.
También existen algunas técnicas de gestión del tiempo que te pueden ayudar. Todas comparten la misma filosofía y es que si sumas los periodos cortos de trabajo, puedes llegar a cumplir tu objetivo final. Te explico algunas:
* La técnica Pomodoro. Consiste en dividir tu trabajo en bloques de 25 minutos y 5 minutos de descanso (en total 30 minutos) y así hasta llegar al cuarto bloque de 25 minutos, donde puedes tomarte un descanso de 20 o 30 minutos.
* El método GTD (getting things done). Consiste en desglosar cada actividad que debes hacer en tareas más pequeñas. Puedes utilizar el excel u otro programa de planificación de tareas para ayudarte a visualizar lo que debes hacer como Asana, Trello o MeisterTask.
¿Cuál crees que se adapta a tu manera de trabajar?
Evita que una tarea se convierta en urgente
Aunque hayas planificado tus actividades, a veces surgen asuntos que requieren tu atención inmediata. Entonces, ¿cómo reorganizamos las tareas?, ¿qué hacemos primero y qué después?
Muchas de las tareas que catalogamos como urgentes surgen de una mala planificación por descuido, porque se nos olvidó agendarla y pasados unos días se convierte en urgente. Para evitarlo, recomiendo tener una agenda de tareas (como Notion, Trello, Evernote o una libreta) con las fechas, los límites de ejecución y revisarla periódicamente durante el día.
La mayoría de nosotros dedicamos demasiado tiempo a lo urgente y poco a lo importante.
Mi reflexión final
Ser productivo significa reducir el tiempo dedicado a las tareas «menos importantes» pero necesarias (como la gestión de los gastos, hacer facturas o asignar deberes) para poder centrarte en las tareas que realmente impactan en los resultados y en el futuro de tu empresa (como el marketing, la creación de contenido o nuevos proyectos).
Modificar los hábitos no es ni inmediato ni fácil, por eso ten paciencia, sé constante y ves paso a paso. Evalúa los resultados semanalmente, celebra los pequeños logros y disfruta el camino. Verás que merece la pena.
Otro de los hábitos que debemos mejorar es el control financiero porque es un aspecto clave para el éxito en cualquier negocio. Así que te espero en la siguiente entrada donde te explico cómo llevar una correcta gestión de las finanzas. ¡Ah! Y no te olvides suscribirte al blog.
¡Nos vemos allí!
Bibiana
