Las finanzas al dedillo
Crear tu propio negocio online es una gran aventura. Como emprendedor, te enfocas en detectar cuál es la necesidad, los clientes potenciales y diseñamos el curso. Pero la realidad es que por más que tus clases sean un éxito, tu empresa de idiomas no será sostenible a menos de que sea rentable y puedas vivir de ella.
Hoy te quiero hablar del control de las finanzas. Voy a enseñarte cómo llevar la contabilidad básica de tu empresa y voy a compartir contigo cómo llevo el control de mis ingresos, gastos e inversiones de mi academia de idiomas online. Así que, ¡empezamos!
Este post forma parte del curso “Crea tu negocio como profe de idiomas online”, donde aprenderás de manera práctica todo lo que necesitas para ser profesor online y te ayudaré a crear tu propia academia de idiomas.
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Crea tu negocio como profe de idiomas online
El control de las finanzas del principio hasta el final
No importa en qué fase del negocio esté tu empresa, debes llevar un registro de todos los movimientos de dinero. En la fase inicial es normal tener más gastos que ingresos pero a medida que el negocio evoluciona el objetivo es generar más ingresos que gastos para que sea sostenible. Solo podrás saber el estado financiero de tu empresa llevando un control estricto de las entradas y las salidas del dinero. Esto no es una recomendación, ¡es una obligación! y para hacerlo más fácil, te comparto el excel que yo utilizo. Este es el link de acceso. El excel tiene tres pestañas:
La pestaña de ingresos. Ingresos desglosados por estudiante y por mes.
La pestaña de gastos. Debes anotar todos los gastos por concepto e importe. Pueden ser gastos de herramientas digitales, equipo de oficina y cualquier otro gasto asociado a las clases… Si el gasto es anual, te recomiendo prorratearlo en doce meses.
La pestaña de sueldos. Con la información sobre el sueldo que te asignas mensualmente y posibles impuestos a pagar.
Además esta información te servirá en el futuro para comparar años anteriores y analizar la evolución del negocio.
Separa las finanzas personales de las profesionales
Al inicio, tendemos a utilizar la cuenta bancaria personal para todos los ingresos y gastos asociados al negocio. ¡Gran error! Tener una cuenta separada te permite ver más claramente la salud financiera de tu negocio. Puedes abrirte una cuenta bancaria en otro banco y solo utilizarla para el negocio. La banca online como Wise o Revolut es excelente para ello. Cuando el negocio evolucione y crees tu empresa, podrás abrir una cuenta a su nombre.
De los beneficios de crear legalmente tu academia de idiomas online hablo en una entrada posterior pero te anticipo que si quieres evitar tener problemas fiscales en el país donde resides, es esencial tener claro cuál es tu patrimonio personal y cuál es el de la empresa.
Revisa mensualmente los números
La mejor manera de saber qué está ocurriendo en tu negocio es revisando los números mínimo dos veces al mes:
* A mediados de mes para confirmar que los estudiantes han pagado las clases y si hay que afrontar algún pago en los días posteriores.
* A final de mes para hacer o solicitar facturas y hacer el cierre contable del mes.
Revisa las finanzas periódicamente para anticiparte a cualquier imprevisto (facturas pendientes, errores de cobro o pago) porque el cierre del mes debe hacerse sí o sí los primeros días del mes siguiente. Te sugiero bloquear en tu agenda dos días del mes (entre 30 minutos a 1 hora aproximadamente) para hacer esta tarea.
Si tienes un histórico, aprovecha para comparar con meses anteriores (o incluso con el mismo mes en el año anterior) y analiza el por qué ha habido mayor o menor ingreso en la empresa: ¿has tenido menos clases, vacaciones, aumento de tarifas?….
Si los ingresos disminuyen o no puedes justificar la razón, deberás analizar tu negocio.
¿Qué sueldo me asigno?
Tener un sueldo desde los inicios de tu empresa es fundamental pero antes de decidir la cantidad, necesitas hacer algunos cálculos:
* Gastos mensuales. ¿Cuáles son los gastos mensuales de tu negocio? En la cuenta de la empresa deberás asegurarte que hay suficiente dinero para cubrir esa cantidad como mínimo de 3 meses. Si no puedes cubrir los gastos mensuales es un indicativo que el negocio no es rentable.
* Ganancias antes y después de impuestos. Si has creado un ente legal, recuerda que también tiene obligaciones fiscales, por eso mejor es que te informes del porcentaje que supone. Si los ingresos van a tu cuenta personal (cosa que no recomiendo), deberás informarte sobre cómo declarar ese dinero y los impuestos a pagar.
* Día que no trabajo, día que no cobro. Es una triste realidad pero hay que tenerlo presente. Lo ideal es tener una partida de enfermedad o vacaciones en tu contabilidad.
Como ves, el importe dependerá de tu situación personal y la evolución de tu empresa. No es sano asignarte un sueldo que desequilibre las cuentas de tu negocio porque frenará el crecimiento pero a la vez es recomendable tener un sueldo porque al final tenemos que vivir. Vamos a analizar varias situaciones:
* Compaginas tus clases con tu trabajo habitual. Tu economía personal no depende de tu nuevo negocio, entonces tu sueldo puede ser inferior y acumular los beneficios para tener respaldo o en el futuro invertir ese dinero en fondos bancarios y generar ingresos pasivos (de esto te hablo más abajo).
* Las clases son tu única fuente de ingresos. Entonces tu sueldo dependerá de tus gastos mínimos mensuales.
Analiza tu situación y asígnate un sueldo teniendo en cuenta tus necesidades personales y tu proyección empresarial. Recuerda que cada mes puedes asignarte una cantidad diferente, así que puedes «jugar» con eso para balancear las cuentas.
Haz crecer los beneficios
Quizás este punto es adecuado para cuando tu negocio lleve más de dos años funcionando y tengas beneficios para invertir, pero también es bueno saberlo desde el principio como estrategia financiera. Tener una empresa legalmente tiene muchos beneficios, uno de ellos es que te permite reinvertir los beneficios (en algunos casos, sin pagar impuestos), así que podrás invertir los beneficios en fondos que te generen intereses y así aumentar el beneficio de la empresa.
Para ello necesitarás limitar tu sueldo y buscar un buen broker que te ayude a gestionar los beneficios.
Si no eres experto financiero, busca un buen profesional que te ayude a hacer crecer tus inversiones.
¿Qué hago yo?
Ahora te voy a explicar cuál es mi estrategia financiera para que tengas un ejemplo, pero al final cada emprendedor debe analizar los números y tomar sus propias decisiones.
A los seis meses de trabajar en las clases online decidí dar el paso de crear una empresa y así separar mis finanzas personales de las del negocio. A partir de ese momento me empecé a asignarme un sueldo que me permitiera pagar mis gastos personales. Nada más ni nada menos. El resto lo decidí ahorrar como beneficios y cuando sumé una cantidad considerable, decidí invertirla en un fondo de valores.
De esta manera el dinero me genera más dinero y la «bola de nieve» se va haciendo más grande sin que me suponga un gran esfuerzo. A medida que acumulo beneficios que no voy a utilizar a corto o mediano plazo, hago la misma estrategia e invierto el dinero para hacerlo crecer.
Espero que mi experiencia te sirva para tomar conciencia de la importancia del control financiero, de ahorrar e invertir (con asesoramiento de profesionales). Lo importante es empezar a crear el hábito aunque sean 50 dólares mensuales y con la progresión de tu negocio podrás aumentar el importe.
No te vayas porque en la siguiente entrada te explico las mejores maneras recibir el cobro de tus clases considerando la fiabilidad del proceso, las comisiones y la rapidez, las comisiones. Quédate porque esto también te interesa.
¡Hasta luego!
Debes llevar la control de los ingresos y de los gastos para asegurarte la viabilidad de tu negocio.
